Att planera en konferens kräver förberedelse, det finns mycket att tänka på som till exempel syftet med konferensen, tid och plats, mat och inbjudan för att nämna några få. För att underlätta planeringen kan det vara bra att använda sig av en check-lista, det kan nämligen bli stressigt och det är lätt att glömma bort viktiga detaljer.